La bolsa de producción en el cierre de mes
Cuando un mes produces de más y el siguiente de menos, la planificación cuatrimestral deja de parecerse a la realidad. Cómo llevar una bolsa de producción medida, con su coste y con tope, para que el cierre cuente la obra y no la suavice.
En Los Alcores, el mes en que se adelanta el hormigonado de los muros produces 360.000 euros cuando la planificación decía 280.000. Al mes siguiente llueve nueve días y produces 250.000 cuando tocaban 300.000. Si cierras cada mes con lo que ha pasado, el cuadro económico enseña un pico y un hundimiento que no se parecen a la obra: la obra va al ritmo previsto, solo que el trabajo se ha movido de sitio.
Para eso sirve la bolsa de producción: un margen de producción ya ejecutada y medida que no declaras en el mes en que se hizo, para usarla en un mes flojo y que el cierre se parezca a la planificación. Es una herramienta honesta si se lleva con reglas. Y es una manera muy cómoda de maquillar una obra si se lleva sin ellas.
Qué es y qué no es
La bolsa no es producción inventada ni producción futura. Es producción real, de partidas ejecutadas y medidas, que decides declarar más tarde dentro del mismo periodo de planificación. La obra ya está hecha; solo cambias el mes en que la cuentas.
Tampoco toca la certificación. Lo que el cliente acepta y paga es lo que es (lo explicamos en Certificación vs producción). La bolsa vive en tu control interno: en cómo reparte la producción tu cierre mensual contra la planificación económica.
El ejemplo, con números
Planificación económica de un cuatrimestre en Los Alcores: 1.200.000 euros de producción, repartidos en cuatro meses. La realidad suma lo mismo, pero llega de otra forma.
| Mes | Plan | Producción real | Declarada | Bolsa al cierre |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 280.000 | 360.000 | 300.000 | 60.000 |
| 2 | 300.000 | 250.000 | 290.000 | 20.000 |
| 3 | 320.000 | 300.000 | 320.000 | 0 |
| 4 | 300.000 | 290.000 | 290.000 | 0 |
| Total | 1.200.000 | 1.200.000 | 1.200.000 |
En el mes 1 declaras 300.000 y dejas 60.000 en la bolsa. En el mes 2, como has producido 40.000 menos de lo que tocaba, sacas 40.000 de la bolsa. En el mes 3 sacas los 20.000 que quedan. En el mes 4 no queda nada y declaras lo real. Al terminar el cuatrimestre, la suma declarada y la suma real coinciden al euro. Esa es la prueba de que no has movido ni un euro de más: la bolsa se vacía.
Regla 1: la bolsa lleva su coste
Este es el fallo más frecuente. Si apartas 60.000 euros de producción pero dejas todo el coste en el mes 1, el margen del mes 1 se hunde y el del mes 2 sale mejor de lo que es. Has cambiado un problema de forma por un problema de fondo.
La producción de la bolsa se aparta con el coste que costó producirla. Con un coste del 92 % sobre producción en esas partidas, los 60.000 euros de la bolsa arrastran 55.200 euros de coste. Así el mes 1 queda con 300.000 de producción declarada, 276.000 de coste y 24.000 de margen, un 8 %: el mismo porcentaje de margen que tiene la obra en esas partidas. Si el margen del mes cambia de golpe al mover la bolsa, es que la has movido sin su coste.
Regla 2: solo producción medida y por partidas
Una bolsa que no se puede enseñar partida a partida no es una bolsa, es una cifra. Cada euro que entra tiene que poder señalarse: qué partida, qué medición, qué mes se ejecutó. Una hoja aparte, con una fila por partida y una columna con el mes de origen, es suficiente. Si alguien (el delegado, el director económico, tú dentro de un año) pregunta de dónde salen los 60.000, la respuesta tiene que ser una lista y no una explicación.
Y fuera de la bolsa quedan las cosas que no están hechas: acopios sin colocar, unidades a medias, trabajos que esperas ejecutar el mes que viene. Eso no es producción apartada, es producción que no existe todavía.
Regla 3: tope y fecha de caducidad
Define al principio del cuatrimestre dos cosas. Un tope: cuánto puede acumular la bolsa como máximo (un porcentaje de la producción mensual prevista es un criterio razonable, y lo fijas tú con tu delegado). Y una fecha de vaciado: la bolsa se agota dentro del periodo de planificación y el último cierre se hace con la bolsa a cero.
Si llega el último mes y la bolsa sigue llena, hay dos lecturas posibles y las dos son informativas. O la obra ha ido por delante del plan, y entonces se declara y el cuatrimestre sale por encima de lo previsto, que es lo que pasó. O el plan estaba mal, y entonces es el plan el que hay que rehacer, no la bolsa la que hay que guardar para siempre.
Regla 4: nunca para tapar una desviación
La bolsa suaviza el calendario de la producción. No arregla un mes malo por otra causa. Si el mes 2 es flojo porque un capítulo se ha pasado de coste, o porque la producción es menor de lo que decía el presupuesto, sacar producción de la bolsa lo disimula un mes y el problema vuelve en el siguiente con intereses.
La prueba es sencilla: antes de tirar de la bolsa, pregúntate si el hueco es de momento (el trabajo se ha movido y llegará) o de fondo (el trabajo no va a llegar o va a costar más). La bolsa solo sirve para el primero. El segundo se enseña tal cual en el cierre y se analiza, como cuenta El estudio económico de la obra.
Regla 5: con el criterio de tu empresa
Cada constructora tiene su forma de reconocer la producción y de cerrar el mes, y alguna prohíbe diferir producción por completo. Antes de abrir una bolsa, confirma con tu delegado o con administración que se puede, con qué tope y cómo quiere verla reflejada. Y no la dejes escondida en un Excel que solo entiendes tú: la bolsa tiene que figurar en el cierre, con su saldo, para que cualquiera que lea el mes sepa que existe.
Cómo se lleva en el cierre
Dentro del cierre mensual, la bolsa añade un paso entre la producción medida y la producción declarada:
- Mides la producción real del mes por partidas.
- La comparas con lo que decía la planificación económica de ese mes.
- Decides si el mes mete o saca de la bolsa, y cuánto, dentro del tope.
- Mueves la producción y su coste y actualizas el saldo.
- Anotas en el relato del mes por qué lo has hecho. Una línea: «Adelanto de hormigonado de muros, 60.000 € a bolsa».
Ese quinto paso es el que más se olvida y el que más te va a servir dentro de tres meses. Si tu cierre ya está encadenado, como en El cierre de mes encadenado, el movimiento de la bolsa es un paso más con su sí o no tuyo, no una decisión que se toma sola.
Lo que te llevas
La bolsa de producción sirve para que el cierre cuente el ritmo de la obra y no sus accidentes de calendario. Funciona con producción real y medida, arrastra su coste, tiene tope y fecha de vaciado, no tapa desviaciones de fondo y se enseña en el cierre. Si no cumple alguna de esas cinco cosas, ya no estás ajustando el calendario, estás ajustando la verdad.